Excelのテンプレートファイルを使用することで、従業員情報を一括で登録することができます。
なお、従業員情報を1件ずつ個別に登録することも可能です。
詳細については従業員情報管理→従業員個別登録をご確認ください。
●従業員一括登録の手順
1.従業員一括登録画面の表示
画面左側のメニューから「設定・データ管理」→「登録」内の「従業員一括登録」を選択します。
2.従業員管理テンプレートのダウンロード
「テンプレートをダウンロード」ボタンを選択し、Excelのテンプレートファイルをダウンロードします。
ダウンロードするテンプレートの種類を選択し、「ダウンロードする」を選択します。
簡易版テンプレート: 必要最低限な情報のみ入力するテンプレートです。HR Spannerをすぐに使ってみたい企業様にお勧めです。
詳細版テンプレート: 登録可能な項目をすべて入力できるテンプレートです。HR Spannerの機能をフル活用したい企業様にお勧めです。
3.テンプレートファイルに従業員情報を入力
ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、入力項目を編集して従業員情報を入力します。
<従業員登録時のご注意>
・入力項目の必須・任意分類について
従業員情報には必須項目、任意項目がございます。
簡易版テンプレートファイルを利用する場合は、必須項目と一部の任意項目を編集可能です。
詳細版テンプレートファイルを利用する場合は、全ての項目を編集可能です。
必須項目はメールアドレスのみですが、回答結果の分析を考慮してお持ちの任意項目の情報は入力頂くことを推奨しています。
・メールアドレスの登録
従業員ごとにユニークなメールアドレスの登録をお願いします。
（異なる従業員に同じメールアドレスを登録することは可能ですが、各種アンケートメールが重複して送られてしまうため、推奨しておりません）
・各フラグの設定について
上記の各情報に加え、下記3つのフラグを設定いただきます。
各フラグの説明に沿って、必要なものにON設定をお願いします。
①オンボーディング対象者
入社後のオンボーディング期間においてHR Spannerが推奨するタイミングでアンケートを自動配信することができる設定機能です。(最初のアンケート配信自体はご利用者様に設定頂きます。)
オンボーディング対象者フラグがOFFの場合は、既存社員へのアンケート配信、月次コンディションチェックの配信が可能です。
下記のようなメリットがございます。
- 入社者に向け、オンボーディングチェック(1ヶ月目~12か月目まで)を自動で配信できる
- レポート上でオンボーディング対象者を識別して確認することができる
②上司メールアドレス
登録されたメールアドレスに対して、オンボーディング対象者の業務成果を図るアンケートが6ヶ月、12ヶ月の2回配信されます。
※上司メールアドレスの欄にメールアドレスを入力するとフラグ設定がONとなります。
③フォローフラグ
フォローフラグについてはこちらをご確認ください。
・従業員登録後の編集
従業員登録後も登録情報の変更は可能です。
詳細については従業員情報管理→従業員情報変更をご確認下さい。
・登録可能な従業員情報の上限
登録可能な従業員情報の上限は10,000件です。
登録データが10,000件を超えている場合、Excelファイルをアップロードいただいてもデータは一切取り込まれずエラーになりますのでご注意ください。
4.テンプレートファイルのアップロード
従業員情報を入力したテンプレートファイルをアップロードして登録します。
アップロードするテンプレートファイルを画面内にドラック&ドロップ、または「クリックしてアップロード」よりアップロードするテンプレートファイルを選択してください。
アップロード処理が完了すると登録完了メールが届きます。
※ アップロード後のデータ反映には、最大3分ほど時間がかかる場合があります。
<登録時のエラー>
登録時にエラーが発生した場合はエラーレポートメールが送付されます。
エラーレポートメールは管理ユーザーに登録されている「管理責任者」「作業者」の権限を持つアカウント宛に送られます。
メールにはExcelのセル行番号とエラー内容が記載されていますので、該当箇所をご確認ください。
5.登録内容の確認
登録された内容は、画面左側のメニュー「設定・データ管理」→「編集・削除」内の「従業員一覧」から確認可能です。